Внешняя и внутренняя переписка по электронной почте. Переписка по почте электронной


Деловая переписка по электронной почте. Правила общения

Когда мы пишем письмо другу или родственнику, то можем позволить себе практически любые вольности. Можно не обращать внимания на ошибки и знаки препинания, как угодно сокращать слова, использовать сленг – главное, чтобы было понятно, о чем речь.

А вот если мы пишем незнакомому или малознакомому человеку и хотим получить от него ответ, то следует учитывать некоторые правила.

 

Правила общения

1. Всегда указывайте тему письма.

Поле «Тема» должно быть заполнено в любом случае и очень желательно, чтобы оно соответствовало содержанию сообщения.

Хотите Вы, например, записаться на консультацию пятого марта, так и напишите: «Запись на консультацию (05.03)».

2. При ответе на письмо сохраняйте историю переписки.

Когда Вы получаете от кого-то письмо, то на него можно ответить тремя способами:

  1. Скопировать адрес отправителя и написать ему новое письмо
  2. Нажать на специальное поле для ответа внизу сообщения
  3. Использовать кнопку «Ответить»

 

При деловой переписке отвечать следует третьим способом, то есть нажать на кнопку «Ответить».

В Mail.ru: В Яндекс.Почте: В Gmail.com:

Откроется новое письмо, повторяющее то, которое Вы получили. Тема такая же, только с приставкой «Re:», изначальный текст полностью процитирован.

Это общепринятая форма ответа и Вы в ней ничего не должны менять. То есть тему оставляете такую, как указана (с Re:), процитированный текст не удаляете. Убрать его можно только в том случае, если полное цитирование неуместно.

По правилам общения свой ответ нужно печатать перед процитированным текстом.

Пример:

При последующей переписке действуете таким же образом. Это нужно, чтобы каждый участник беседы в любой момент смог вспомнить, о чем шла речь.

Это правило касается большинства почтовых сайтов. Исключение – gmail.com (почта от Гугл). В ней ответ печатается в небольшом окошке внизу, под содержанием полученного письма.

3. Всегда здоровайтесь и обращайтесь к собеседнику на «Вы»

Любое сообщение следует начинать с приветствия. И лучше, если оно будет индивидуальным. Если уместно, называйте собеседника по имени, в противном случае – по имени и отчеству. Если Вы пишете одному человеку, обращайтесь к нему на «Вы» с большой буквы.

Заканчивать письмо желательно конструкцией: С уважением, … (имя фамилия или имя отчество).

Например: Здравствуйте, Алексей Петрович. Отправьте, пожалуйста, договор Ивану Михайловичу. Буду Вам очень признателен. С уважением, Илья Кривошеев

4. Отвечайте как можно быстрее

Чем раньше Вы ответите на сообщение, тем лучше. Идеально – в течение нескольких часов. Но допустимо и в течение нескольких суток. Чем дольше тяните с ответом, тем хуже это сказывается на Вашей репутации.

Содержание письма

Что касается текста сообщения, то при его написании тоже следует руководствоваться некоторыми правилами:

Пишите конкретно, но подробно

Не заставляйте собеседника догадываться, что именно Вы имели в виду. Если проблема неочевидна, опишите ее как можно подробнее: как Вы получили тот результат, который имеете, чего именно хотите достичь и что требуется от собеседника.

Но это вовсе не означает, что нужно указывать все детали в мельчайших подробностях. Опустите все лишнее - цените время другого человека.

Старайтесь писать кратко и по делу

Не нужно, например, рассказывать о том, как поживает Ваша жена, теща и прочие родственники.

Что касается размера, то в идеале – один «экран» (без прокрутки). Максимум - размер текста, умещающийся на листе формата А4.

Руководствуйтесь здравым смыслом и правилами приличия

Будьте вежливы, внимательны, благодарите за письма и уделенное время.

Чего делать категорически НЕЛЬЗЯ

Злоупотреблять знаками препинания

Вполне достаточно одного восклицательного или вопросительного знака. Не следует их дублировать. Также не следует злоупотреблять многоточием.

Лично я, когда получаю подобные письма, начинаю сомневаться в психическом здоровье их отправителя.

Пример «плохого» письма:

Использовать разные шрифты, размер и цвет букв

Современные почтовые сайты и программы позволяют менять эти параметры. Можно выбрать какой-нибудь необычный шрифт, увеличить или уменьшить буквы, раскрасить текст в разные цвета. Но в деловой переписке это неуместно!

Лучше вообще ничего не менять и оставить всё так, как оно указано по умолчанию. Единственное, что допустимо, это выделить некоторые слова полужирным или курсивным начертанием. Но только если это крайне необходимо!

Пример «плохого» письма:

Вставлять смайлики-картинки

Всякие веселые и грустные рожицы, цветочки и сердечки оставьте для личной переписки. В деловых письмах лучше вообще не использовать смайлики – ни текстовые, ни, тем более, картинки.

Пример «плохого» письма:

Печатать текст заглавными буквами

Печатать текст большими буквами в Интернете считается дурным тоном. Это касается как деловой переписки, так и личной, а также общения в социальных сетях, в скайпе, на форумах и в других местах. Причем, это касается как всего текста, так и отдельных слов.

За заглавные буквы отвечает клавиша клавиатуры Caps Lock. То есть, если у Вас все буквы набираются большими, нужно просто нажать на нее один раз и отпустить.

Печать отдельных слов и всего текста заглавными буквами воспринимается как крик. А крик – это агрессия, что выходит за рамки культурной переписки.

Тем более не печатайте большими буквами «Тему» письма - это верх неуважения!

Конечно, Вы можете набирать некоторые слова в тексте заглавными, но тогда собеседник воспримет это как намек, что он «тупой». Пример:

Если Вам очень надо что-то выделить в тексте, уж лучше сделайте это при помощи полужирного или курсивного начертания.

И еще очень желательно избегать в теме письма слов «Срочно», «Важно» и других, выражающих нетерпение.

Грамотность

Больная тема в Интернете. Каждое второе письмо, которое я получаю на свою почту, содержит грубые грамматические ошибки. А о пунктуации вообще говорить нет смысла – хорошо, если хоть какие-то знаки препинания присутствуют.

Проблема даже не в том, что народ у нас малограмотный. Просто одни не являются носителями языка, другие же плохо умеют печать на клавиатуре и допускают ошибки только поэтому. Многие, кстати, по причине не очень хорошего зрения.

Не следует относиться к этому слишком строго, но в своих письмах старайтесь писать грамотно. Несколько простых советов:

  • Каждое предложение должно начинаться с большой буквы. Чтобы ее набрать, удерживайте клавишу Shift.
  • В конце каждого предложения должна стоять точка. В русской раскладке клавиатуры она находится в нижем ряду справа (перед Shift).
  • Для печати запятой удерживайте Shift и нажмите клавишу с точкой.
  • Не ставьте пробел перед запятой или точкой. Пробел должен быть после них.

 

И еще один совет для тех, кто хоть чуть-чуть умеет пользоваться текстовым редактором Word (Writer). Напечатайте сначала письмо в этой программе. Она подчеркивает красной линией ошибки и, нажав по такому слову правой кнопкой мышки, его можно исправить.

Готовый текст скопируйте и вставьте в поле для текста письма. Но перед вставкой следует отключить форматирование, чтобы он добавился без оформления из программы Word (Writer).

В почте mail.ru для этого нужно нажать на надпись «Убрать оформление» вверху.

В Яндекс.Почте – кнопку «Отключить оформление» справа.

После вставки оформление можно снова включить.

 

www.neumeka.ru

Правила ведения деловой переписки по электронной почте

Деловая переписка по электронной почте — удобный способ письменного общения между субъектами бизнеса. Писем приходится писать и получать немало, а скорость и корректность общения – одна из составляющих успешной работы фирмы. Некоторые правила деловой переписки.

Деловая переписка по электронной почте

Электронная почта прочно заняла свое место в деловой переписке благодаря своим преимуществам – доступности круглые сутки, оперативности, и простоте в использовании. В данной статье мы рассмотрим некоторые нюансы деловой онлайн-переписки.

Получение писем

  1. Следует проверять свой почтовый ящик несколько раз в течение рабочего дня. В противном случае вы можете затянуть решение важных вопросов и застопорить работу других людей.
  2. Если вы получили письмо, значит его нужно прочитать, ведь его кто-то отправил. Естественно,о спаме мы здесь не говорим.
  3. Если вы занимаете должность менеджера, то ваш рабочий день должен начинаться с проверки почты. Для удобства настройте свой почтовый клиент на автоматическую доставку или отправление почты каждые 10-20 минут.
  4. В случае, когда вы заняты, и вам пришло письмо, посмотрите от кого оно, какова тема письма, и быстро просмотрите заголовок, чтобы оценить важность письма.
  5. Старайтесь отвечать на письма сразу – это поможет вам избежать завалов в почте.

Нужно правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия»

  1. «Кому». Если вы отправляете вопрос или просите что-то уточнить, то ответа вы ждете от адресата, чьи данные указаны в поле «кому». Когда в роли получателя выступаете вы, то вам нужно ответить на вопрос. То есть в данном поле указываются данные получателя.
  2. «Копия». Получатель, данные которого указаны в этом поле, являются как бы «приглашенными очевидцами». Получатель в этом случае не должен отвечать на письмо. Кроме того, при необходимости отправки такого письма его следует начинать со строк «извините, что вмешиваюсь», из вежливости.
  3. «Скрытая копия». О том, что письмо отправлено адресату, данные которого указаны в поле «скрытая копия» неизвестно основному получателю. Кроме того, это поле используют при массовой рассылке почты.

Отвечая, не следует забывать о кнопке «ответить всем», это поможет вам не пропустить ни одного получателя. Удалять нежелательных получателей и добавлять новых можно в любой момент.

Поле «Тема». Данное поле следует заполнять всегда. Человек, которому адресовано письмо, может получать в день огромное количество почты, и по данному полю он сможет оценить степень важности письма. Тема письма должна кратко и информативно отображать его содержание.

«Важность письма». В случае, когда письмо содержит важную или срочную информацию, которая нуждается в срочном рассмотрении, укажите это, установите важность «высокая». Это позволит выделить ваше письмо в папке «входящие». Но не злоупотребляйте напрасно этой функцией.

Как ответить на email

Ниже мы рассмотрим небольшую инструкцию по написанию ответа на письмо.

  1. Начинать всегда нужно с приветствия – дань вежливости, ничего не поделаешь.
  2. Общаться с человеком нужно на его языке. И это касается не только лингвистики, но и формы общения. Неформальное общение может быть расценено как неуважение, и даже попытка оскорбить собеседника.
  3. Не следует пользоваться транслитом, кроме как при отправке письма с мобильного телефона. В случае, когда в вашем почтовом клиенте нет русского языка, отправляйте текст письма в приложении.
  4. Деловое письмо должно быт выдержанным, точным и лаконичным. Под точностью подразумевается четкое указание данных, на которые вы ссылаетесь (дата, место, время, и т. д.). Конкретность – получатель вашего письма должен с первых же строк понимать, что именно от него требуется. Лаконичность. Если вы ясно мыслите, то вы способны ясно изложить свои мысли. И ваш собеседник это сразу увидит и оценит. Поэтому стоит избегать «воды» на несколько страниц, если можно изложить суть дела в нескольких предложениях.
  5. Когда в письме содержится несколько вопросов, задач или тем, их необходимо структурировать и отделить друг от друга. Беспрерывный поток мыслей трудно читать, и тем более трудно выделить из него важные моменты.
  6. На просьбы, изложенные в письмах, нужно отвечать как можно более подробней. Ответы типа «Будет сделано», неприемлемы.
  7. В тексте письма не должно быть ошибок. Не страшно, если вкрадется одна-две незначительных опечатки. Но если вы страдаете хронической безграмотностью от письма к письму, то у собеседника сложится о вас не лучшее впечатление.
  8. Всегда вычитывайте свои письма! Прочтите письмо несколько раз, и убедитесь в том, что вы ничего не упустили, проверьте его на наличие ошибок, правильно ли указаны данные получателя, и.т.д., и.т.п.

© Лебедев Олег, BBF.ru

bbf.ru

Деловая переписка по электронной почте: 8 правил

По данным исследований, каждый третий человек на Земле отправляет и получает в день около 20-30 писем, и это число постоянно растёт. В большинстве своём это переписка по работе. Поскольку электронная почта считается максимально удобным инструментом общения деловых людей, для выстраивания правильной коммуникации необходимо владеть основами e-mail-этикета. В частности, придерживаться нескольких негласных правил, чтобы ваши клиенты и партнёры остались довольны.

О них порталу HR-tv.ru рассказала Елена Старочкина, психолог, коуч, специалист по профориентации.

Вряд ли кто-то станет отрицать, что со времен "Я к вам пишу…" переписка значительно трансформировалась. В том числе это касается языка, на котором мы общаемся. Англицизмов становится всё больше, знаки препинания не в чести, а эмодзи заменяют целые предложения.

На всё это можно закрыть глаза, когда вы переписываетесь с друзьями и близкими людьми. Но в диалоге с бизнес-партнёром или потенциальным инвестором необходимо придерживаться правил. Вот некоторые из них:

1. Тема

Первое, что видит получатель, это тема. Оставлять это поле пустым – дурной тон. Мало того, что вы рискуете оказаться в папке «Корзина» ещё до того, как ваше письмо прочтут, послания без темы сложнее искать в почте.

Не создавайте неудобств другим, и к вам будут относиться так же.

Читайте также: Открывая мессенджер, включите голову

2. Ваш адрес

Вести переписку с клиентами и партнёрами нужно только с рабочего e-mail. В случае, если вы работаете сами на себя или по каким-то причинам в компании нет собственного домена, создайте такой почтовый ящик, чтобы из его названия сразу было понятно, от кого пришло письмо.

Например, используйте свою фамилию и имя. Разумеется, ваш адрес не должен состоять из слов, вроде [email protected], [email protected], [email protected] и т.п. Для бизнес-общения это неприемлемо.  

3. Обращение

Любому нормальному человеку хочется, чтобы его воспринимали как личность. Поэтому, начните с письмо с приветствия и обратитесь к адресату по имени. Если имя и фамилия сложные, и вы не уверены, что из них что, не поленитесь найти информацию в Интернете.

Довольно странно выглядит, когда человек открывает письмо и видит, что его зовут по фамилии. Стоит ли говорить, что тональность вашей беседы будет задана не та.

4. Тональность

И вот, как раз об этом подробнее.  Очень важно понимать разницу между общением с людьми, которых вы знаете много лет и человеком, который является вашим деловым партнёром или может стать клиентом.

В первом случае уместен неформальный стиль, во втором – нет. Деловая переписка должна носить исключительно формальный, корректный и уважительный характер.

5. Грамматические ошибки

Если грамматика в ваших письмах оставляет желать лучшего, не удивляйтесь, что ответа приходится ждать по несколько дней. Да, причина может быть не только в этом, но поверьте, читать безграмотные письма не любит никто. Образованные деловые люди предпочитают общаться с себе подобными.

Вы же не хотите, чтобы ваши клиенты думали о вас, как о некомпетентном партнёре? Правильно. Поэтому перед отправкой письма стоит лишний раз проверить его на ошибки. Времени это займёт чуть больше, зато ваша репутация не пострадает.

6. Юмор

Шутить подобно тому, как вы это делаете с друзьями, при деловом общении не стоит. Разве что речь идёт о партнёре, с которым вы сотрудничаете много лет, и за это время успели хорошо узнать друг друга. Кроме того,  у всех людей разное чувство юмора.

Шутки, от которых вы «катаетесь по полу», могут быть совершенно не смешны вашему собеседнику.

7. Разница в культурах

Тем, кто по роду деятельности общается с иностранцами, необходимо учитывать национальность и расовую принадлежность своего собеседника. Во избежание ошибок, которые могут обидеть получателя письма, уточните, на что принято обращать внимание в его культуре.

Например, жители арабских стран привыкли знать о том, с кем переписываются, как можно больше. А для европейцев и американцев важнее дела, чем то, кто вы и что предпочитаете на завтрак.

Читайте также: Пятнадцать трюков, которые помогут показаться «умным» в email-переписке

8. Ответы на письма

Постарайтесь  отвечать на все письма, которые получаете. Особенно это касается людей, работающих в одной сфере.

Правила e-mail-этикета предполагают, что вы ответите на письмо даже в том случае, если оно было отправлено не вам, ведь человек на том конце провода уверен, что его послание получил тот, кто нужно. Не заставляйте его ждать ответа вечно. Вам воздастся.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

 

 

Добавлено 13 декабря 2017

hr-tv.ru

Электронная переписка как доказательство | Адвокат Мугин Александр

Очевидно, что электронная почта обладает множеством достоинств и широко пользуются и в процессе ведения хозяйственной деятельности.

В настоящей статье предлагаю рассмотреть вопрос о юридической силе электронной переписки, как доказательства. Речь пойдет об обычной переписке, осуществляемой подавляющим большинством людей, без применения электронной цифровой подписи, либо иных аналогов собственноручной подписи.

Часто, в процессе беседы с доверителями по той или иной проблеме, выясняется, что либо договор был заключен путем обмена документами по электронной почте, либо вся или часть юридически значимой переписки сторон договора осуществлялась по электронной почте. Причем доверитель просто убежден в том, что без проблем докажет свою правоту ссылаясь на данную переписку и такой договор.

Встает вопрос, является ли данная переписка по электронной почте доказательством тех или иных обстоятельств? Что если процессуальный оппонент заявляет о том, что также может предоставить переписку, содержащую противоположные сведения, как придать переписке процессуальную форму и юридическую силу?

Пойдем от общего к частному.

Законодательное регулирование в области использования технических средств при оформлении доказательств явно недостаточное, понятийный аппарат, как таковой отсутствует, в разных нормативных актах одинаковые понятия зачастую определяются по-разному.

Не вдаваясь в технические особенности работы электронной почты, оставив Вас без пространных определений электронной почты, информационно-телекоммуникационных сетей и прочих понятий перейдем непосредственно к доказательствам в арбитражном процессе, так сказать немного теории.

Как нам известно,  доказательствами по делу являются полученные в предусмотренном Арбитражным кодексом Российской Федерации (далее — АПК РФ) и другими федеральными законами  порядке сведения о фактах, на основании которых арбитражный суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования и возражения лиц, участвующих в деле, а также иные обстоятельства, имеющие значение для правильного рассмотрения дела. В качестве доказательств допускаются письменные и вещественные доказательства, объяснения лиц, участвующих в деле, заключения экспертов, консультации специалистов, показания свидетелей, аудио- и видеозаписи, иные документы и материалы (ст. 64 АПК РФ).

В свою очередь, письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.

Согласно ст. 75 АПК РФ допускаются в качестве письменных доказательств документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации.

Оставим без внимания теоретические споры в юридической сфере о том, является ли переписка по электронной почте письменным или вещественным доказательством, поскольку для требуемого результата (признание переписки как доказательства в суде) это не имеет большого значения.

Исходим из того, что переписка содержит сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, неважно что это - строительный спор, спор о взыскании задолженности по договору, либо любой иной спор.

Как мы видим, для того, чтобы электронная переписка отвечала критериям письменных доказательств и допускалась в качестве письменного доказательства, она должна отвечать, как минимум, следующим условиям:

- она должна быть выполнена способом, позволяющим установить достоверность документа;

- она должны быть получена в установленном АПК РФ, другими федеральными законами, иными правовыми  актами  или договором порядке.

Данные критерии и становятся камнем преткновения каждый раз при ссылке на электронную переписку в качестве доказательства тех или иных обстоятельств.

Формально, истинное содержание электронной переписки может быть установлено путем осмотра ее в месте нахождения по правилам ст. 78 АПК РФ (например, суд может потребовать от соответствующего лица предоставить доступ к электронной почте, осмотреть сообщение или вложенный файл). Лично я никогда не сталкивался с тем, чтобы суды так поступали, хотя видел представителей, которые «рвались» с ноутбуком к судье.

Относительно «должна быть выполнения способом, позволяющим установить достоверность документа»:

Представляется, что едва ли не единственным возможным способом «овеществить» электронную переписку является ее распечатка на принтере. Но суды не охотно принимают такие распечатки в качестве доказательств, поскольку высока вероятность фальсификаций.

Всего не предусмотришь, но анализ судебной практики помогает выработать ряд практических мер, позволяющих придать электронной переписке «процессуальности».

Вот лишь несколько рекомендаций, которые приблизят вас к цели, приобщить переписку в качестве письменного доказательства:

Сделайте акт с указанием даты и точного времени составления. В акте укажите сведения о лице, которое произвело выведение переписки на экран и дальнейшую распечатку (ФИО, должность), таким лицом может быть как руководитель организации — стороны спора, адвокат (юрист), оказывающий помощь в арбитражном суде, любое иное лицо, имеющие отношение к спору.

Также в данном акте следует привести данные о программном обеспечении (указании на версию браузера) и использованной компьютерной технике. Акт, содержащий вышеуказанные сведения, как минимум лишает вашего процессуального оппонента довода о том, что не представляется возможным установить кем, когда и с использованием чего произведено распечатывание переписки. Я по крайней мере, возражая против приобщения переписки, всегда ссылаюсь именно на то, что представляемая суду переписка не отвечает критериям доказательств именно потому, что не понятно кем, когда и с использованием чего она произведена.

Письма же адресованные моему доверителю и не соответствующие моей позиции по делу всегда «отправляются в спам», не получал и все.

В самом акте обязательно укажите последовательность действий, произведенный при выведении переписки на экран и дальнейшей распечатке. Для примера можете взять протокол осмотра нотариусом письменных доказательств.

Теперь обратимся к достоверности электронной переписки.

Представляется, что под достоверностью в данном случае следует понимать убежденность в истинности переписки. Частью 3 ст. 71 АПК РФ установлено, что доказательство признается арбитражным судом достоверным, если в результате его проверки и исследования выясняется, что содержащиеся в нем сведения соответствуют действительности.

Каким же образом должна быть выполнена переписка, чтобы ее истинность не вызывала сомнения.

В первую очередь, из переписки должно быть понятно от кого и кому направлено письмо или документ. Представляется, что об идентификации сторон переписки следует позаботиться заранее, предусмотрев в договоре адреса электронной почты сторон, поскольку доказать принадлежность того или иного адреса электронной почты конкретному лицу или организации может быть очень сложно (для регистрации электронного ящика не надо предоставлять какие либо документы, удостоверяющую личность, либо учредительные документы, регистрация обычно анонимна).

Как следует из п. 3 ст. 75 АПК РФ стороны вправе включить в договор условие о порядке индивидуализации своей электронной переписки (направление сообщений на согласованные адреса электронной почты) на предмет придания ей свойств достоверности.

Стоит отметить, что поскольку данный способ предполагает обязательное использование сторонами именно тех электронных адресов, которые прямо обозначены в договоре, что на практике редко осуществляется, то такой способ установления достоверности электронной переписки является не очень надежным.

Для примера посмотрите, например, Постановление ФАС Дальневосточного округа от 16.11.2012 № Ф03-5177/2012 (Довод истца о передаче спорных претензий ответчику по электронной почте был отклонен, поскольку не свидетельствовал об их получении истцом. При этом в материалы дела не было представлено доказательств согласования сторонами использования электронных документов в претензионной работе).

В случае невозможности соотнесения стороны договора и конкретного адреса могу только порекомендовать ссылаться на п. 1 ст. 5 ГК РФ, обосновывая использование электронной почты в отсутствие соответствующего указания в договоре или ином двустороннем документе как обычай делового оборота, а также указать на отсутствие возражений процессуального оппонента на подобный обмен информации.

Также отмечу, что лицо, ведущее переписку по электронной почте от имени другого лица (или в его интересах), должно быть на это уполномочено.

Документы, оформленные противоречиво, без надлежащей конкретики, скорее всего будут отвергнуты судом по основанию недостоверности.

Что касается второго условия – «получения переписки в установленном АПК РФ, другими федеральными законами, иными правовыми  актами  или договором порядке».

Я не нашел в действующем законодательстве никакого порядке получения такого доказательства как электронная переписка. Представляется, что данная переписка не должна нарушать предусмотренное конституцией право тайны переписки.Заверение электронной переписки у нотариуса

Иногда участники процесса просят о приобщении нотариально заверенной электронной переписки.

Не буду описывать чем регулируется обеспечение доказательств нотариусом, кому интересно найдет сам, остановимся на вопросе обеспечения доказательств нотариусом вкратце.

Обратите внимание, что если производство уже возбуждено обращаться к нотариусу уже поздно. Да, допускаю, что к заверенным нотариусом документам суд может отнестись с большим доверием. Но такого требования в законе нет, а соответственно обращаться к нему не обязательно.

Обращу ваше внимание на следующие моменты:

- достоверность электронной переписки в данному случае ограничивается случаями, когда принадлежность адресов электронной почты сторонами не отрицается;

-нотариус обязан  известить о времени и месте  обеспечения доказательств стороны и заинтересованных лиц. Если нотариус этого не сделает и суд не установит не терпящих отлагательств случаев, то существует вероятность, что протокол осмотра вещественных доказательств (электронного письма) будет лишен доказательственной базы.

- нотариус не обеспечивает доказательств по делу, находящемуся на момент обращения заинтересованных лиц к нотариусу в производстве суда или административного органа.

В завершение сделаем несколько выводов:

Является ли переписка по электронной почте письменным доказательством каждый раз определяется на усмотрение суда.

Учитывая недостаточное законодательное регулирование вопроса использования электронной переписки в хозяйственном обороте говорить о предрешенной силе переписки как доказательства не приходится.

Учитывая, что суд оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном, объективном и непосредственном исследовании имеющихся в деле доказательств (п. 1 ст. 71 АПК РФ), нельзя говорить переписка будет принята судом в качестве доказательства, а если и будет, то не возможно предугадать какую оценку суд даст такой переписке.

Соответственно позиция, основанная только на электронной переписке крайне слаба.

Нельзя сказать, что суды замечательно воспринимают электронную переписку в качестве доказательства, хотя бывают случаи и благожелательного отношения к такому виду доказательств, как современному, удобному, надежному, широко распространенному способу передачи информации (см. Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 27.04.2006 по делу № А40-20963/2005).

В общем, в войне все средства хороши и использовать надо все возможности по максимуму.

Надеюсь настоящая статья пригодится Вам в работе.

Если Вам понравилась настоящая статья подписывайтесь на рассылку и оставляйте свои комментарии.

Update

Смотрите интервью с экспертом, осуществляющем заверение электронной переписки

 

С наилучшими пожеланиями,Адвокат Мугин Александр С.

www.advokat-mugin.ru

Правила деловой переписки по электронной почте

Деловая электронная переписка постепенно вытесняет бумажную благодаря своей скорости, простоте, экономичности. И иногда у офисных работников складывается неверное представление о деловой переписке, как еще об одном мессенджере вроде ICQ или Skype. Однако это ошибка, электронные деловые письма остаются деловыми. Сегодня мы расскажем вам об основных правилах деловой электронной переписки.

Текст: Елена Вишневская

16.10.2013

Деловая электронная переписка уже настолько плотно вошла в нашу жизнь, что стала чем-то обыденным и привычным. Мы зачастую не отдаем себе отчет, что в наших электронных письмах коллегам или партнерам используем жаргонные словечки, панибратское обращение или какие-то обороты, которые ни за что не допустили бы в бумажном письме. Но почему же мы считаем электронную деловую переписку менее формальной, чем бумажная? Ведь деловая электронная переписка подчиняется многим правилам этикета, а их соблюдение является показателем вашей серьезности, компетентности и отношения к адресату.

Деловая электронная переписка

Общаться по электронной почте проще и быстрее, поэтому мы подсознательно опускаем многие формальности, такие как приветствие и обращение, а ведь это — элементарная вежливость! Не пренебрегайте приветствием и обращением, даже если пишете письмо в фирму, где директор — ваш родной дядя. 

Ни в коем случае не допускайте грамматических ошибок. Текстовые редакторы проверяют грамотность за нас — не пренебрегайте их поправками. Также старайтесь строить стилистически грамотные предложения: любые ошибки характеризуют вас, мягко говоря, не с лучшей стороны. Соблюдайте деление на абзацы и форматирование, разбивайте текст на смысловые части, используйте для этого пустые строки — вы же уважаете своего собеседника и не хотите, чтобы он, выражаясь образно, «сломал глаз», читая ваше сообщение. Деловое письмо должно быть кратким и информативным.

Откажитесь в деловой электронной переписке от смайлов, панибратских обращений, выражений экспрессии, например, капслоков — вы же не хотите, чтобы адресат решил, что вы сошли с ума и просто кричите на него? А ведь текст, написанный капслоком, именно так и воспринимается.

Еще одно правило: не флудить! Общайтесь по существу, фразы: «Давайте подумаем», «Ну и что я скажу шефу по поводу денег?» и тому подобные лучше заменить более осмысленными: «Сообщите, пожалуйста, до конца сегодняшнего дня о вашем решении», «Я правильно понимаю, что товар до конца недели оплачен не будет?», дабы не забивать эфир и не красть время друг у друга.

Многие компании разработали и утвердили единый корпоративный стиль деловой переписки, и все письма пишутся по заданному шаблону. 

Логотип компании

Добрый день, уважаемый Иван Иванович.

Текст сообщения

Мы будем благодарны, если вы пришлете запрошенную информацию/ направите необходимые документы в течение ... дней. Спасибо за понимание.

С наилучшими пожеланиями,

Петр Петров, 

консультант компании ООО «Чудо»

контактные данные: тел., Skype, www.primer.ru

Некоторые компании терпимо относятся к смайлам, обращению на «ты» и другим проявлениям неформального стиля в деловой электронной переписке, но помните, что вы должны писать письмо не по правилам вашей компании, а по правилам компании-получателя. Вряд ли налоговый инспектор оценит письмо на лиловом фоне со смайликами.

Обязательно заполняйте тему письма (и не меняйте ее все время, пока идет диалог). В деловой электронной переписке можно проставлять важность письма, многие выставляют этот параметр автоматически, но если ваши коллеги несколько раз получали письма с текстом «Коллеги, у кого есть зарядка от «Нокии»?» или «Коллеги, а давайте в боулинг сходим», помеченные как «важное», в следующий раз действительно важное письмо может остаться без внимания.

Всегда отвечайте на электронное письмо (если только это не автоматическая рассылка). Если вам нечего ответить по существу, оповестите отправителя о том, что получили письмо и приняли в работу.

Если вы в совершенстве освоили правила деловой переписки, это еще не все. Для успешного общения с партнерами и клиентами вам обязательно нужны будут личные встречи. Нелишним будет понимать, о чем сигнализирует вам тело собеседника.

womanonly.ru

Внешняя и внутренняя переписка по электронной почте

Новости по теме

Электронная переписка стала, как принято говорить, обычаем делового оборота. E-mail – один из самых быстрых и удобных инструментов коммуникаций, но пользоваться этим инструментом тоже нужно уметь.

Электронная переписка стала, как принято говорить, обычаем делового оборота. E-mail – один из самых быстрых и удобных инструментов коммуникаций, но пользоваться этим инструментом тоже нужно уметь.

В статье мы рассмотрим основные правила сетевого этикета в отношении писем и коснемся юридической стороны как внешней, так и внутренней электронной переписки.

Заводим почтовый ящик

У подавляющего большинства организаций есть сайты, но почему-то до сих пор сотрудники многих из них ведут переписку по рабочим вопросам с личных адресов или с корпоративного адреса, зарегистрированного на бесплатном почтовом сервисе (Google, Yandex, Mail.ru и т.п.). Это нужно исправлять. Те же Yandex и Google могут «привязать» к домену (названию сайта) сколько угодно адресов электронной почты, и разобраться с этим для уверенного пользователя не составит никакого труда.

Наибольшее доверие получателей вызывают почтовые адреса, во-первых, с названием сайта организации после знака «@», во-вторых, содержащие имя, фамилию, инициалы или, в крайнем случае, должность отправителя, например:

[email protected]

[email protected]

[email protected]

Вряд ли получится вести серьезную переписку по производственным вопросам с людьми, скрывающимися за адресами [email protected], [email protected] и подобными им. Скорее всего, получатель просто не откроет такое письмо из соображений простейшей техники безопасности пользователя сети.

В настройках почтового ящика следует указать свои имя и фамилию, чтобы получатель видел, от кого пришло письмо. В переписке с клиентами или в массовой рассылке допускается ввести вместо имени и фамилии наименование организации.

Затем нужно обратить внимание на настройку подписи. Она должна быть небольшой, в несколько строк, и информативной, например:

С уважением,

Петрова Анастасия,

помощник генерального директора ГК «Горизонт»

(123) 456-78-90

или

Куликова Мария Викторовна,

офис-менеджер ООО «Рассвет»

(234) 567-89-01

+7 (987) 654-32-10

www.rassvet.com

В подписи не должно быть забавных фраз, статусов, рисунков и прочих «милых глупостей».

Фотографии в аккаунте электронной почты во многих организациях только приветствуются. Конечно, это должно быть тщательно отобранное фото, на котором хозяин аккаунта изображен в подобающей одежде и в рабочей обстановке.

Читайте также:

Хорошо смотрятся электронные письма, оформленные в корпоративном стиле: с фоном фирменного цвета, с соответствующими шрифтами и логотипом. Только здесь не должно быть самодеятельности: подобные настройки должны быть внесены в почтовый клиент на общекорпоративном уровне и быть одинаковыми и у директора, и у инженера. Только тогда брендирование почты имеет смысл.

Пишем письмо

Как и бумажное деловое письмо, электронное имеет собственные «реквизиты». Конечно, никакого стандарта для них пока нет, но правила элементарной вежливости и уважения к получателю письма требуют указания:

  • имени отправителя;
  • темы письма;
  • текста письма.

О том, что в настройках следует указать имя и фамилию отправителя, мы говорили выше.

Более подробно о том, как правильно писать и отвечать на письмо, о внутрикорпоративной электронной переписке, а также о способах придания электронной переписке юридической силы читайте в №11 2014 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера".

Евгения Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

www.sekretariat.ru

О служебной переписке по электронной почте

Несколько не лишних правил составления электронных писем исходя из опыта деловой переписки по email.

По тому, как мы работаем в почте, как мы оформляем письма, вложения, темы, сразу виден наш уровень.

    Сразу видно, что мы:
  • не умеем работать с файлами,
  • мало компетентны,
  • не в состоянии быстро реагировать на важные вещи.
  • Сразу видно, что с нами не посотрудничаешь.

А по времени отправки писем можно даже предположить, что у отправителя нет личной жизни или он, может быть, даже выпивает.

Да много чего можно увидеть из наших электронных писем, того, чего лучше не знать.

Правило 1. Начинаем составление электронного письма с конца - снизу вверх

Сначала мы прикрепляем файл или файлы вложения.

Важно, чтобы файл был прикреплен в беспроблемном формате типа .doc, .xls или .pdf, которые у всех откроются, отобразятся и смогут быть отредактированы и, если надо, пересохранены.

Если мы не прикрепим свой файл в первую очередь, мы с 50% вероятностью забудем его прикрепить и отправим письмо без вложения.

После вложения мы пишем само сообщение и проверяем его за собой.

Правило 2. Не писать длинных сообщений

Длинное письмо - первый признак, что мы сами не знаем, чего хотим, что у нас в голове перепутаны все мысли, какая-то каша, а времени - стало быть - девать некуда.

Люди дела, за которыми что-то стоит - пишут коротко и по делу. И пишут только тогда, когда им реально надо, а не когда им чисто поделиться или попытать ума.

Правило 3. Пишите грамотно

    Служебные сообщения всегда пишите грамотно:
  1. новое предложение с большой буквы;
  2. абзац с новой строчки;
  3. всё с запятыми и точками на конце;
  4. если мы спрашиваем, то с вопросительными знаками.

Правило 4. Тема письма - понятно и фактографично

В теме должны быть ключевые слова, по которым мы сможем найти любое письмо по поиску, забив туда буквально часть слова на следующий день, через неделю, через месяц или год .

    Тема письма должна обязательно давать понимание: что это?
  1. Задача?
  2. Форс-мажор, который надо срочно решать?
  3. Заявка на оплату?
  4. Документы?
  5. Оперативное согласование?
  6. Согласование в обычном режиме?

Но при этом не надо оставлять одно это слово, типа: Срочное. Или: Договор. Или: Вопрос. Или: Сотрудничество.

Такие темы длинной в одно слово, ничего не значащие, теряются в почте на раз и никогда не находятся.

Правило 5. Адреса получателей

Только когда мы закачали прикрепленный файл, написали все, что хотели в теле письма, заполнили тему, мы вставляем адрес получателя и отправляем.

Если же мы сначала вставляем адрес получателя, а потом всё остальное, то от нас зачастую направо и налево летят обрывочные письма, письма с незавершенной мыслью, письма не с теми людьми в копии, письма без вложений и так далее.

Если нам надо, чтобы письмо получили несколько адресатов, мы вставляем главного для нас адресата по этому вопросу в Кому, а остальных в Копию.

Если мы хотим, чтобы письмо получил ещё кто-то, но не хотим палить его перед другими адресатами - мы вставляем его адрес в Скрытую копию.

Правило 6. Один вопрос - одно письмо

Один вопрос = одно письмо, и в этом письме все данные по вопросу.

Служебная почта - это не чатик, где можно завести одну тему, одно сообщение и писать в этом сообщении все, что в голову придет и грузить документы, и медиапланы, и счета, и новости о наших детях, и фотографии нашего творчества, и ссылки на любимое видео.

Правило 7. Осторожность

Здесь нужно помнить, что любая переписка в интернете, в электронной почте в том числе - заключается в том, что она в любой момент может быть слита в паблик, стать общедоступной, она может быть отнесена к нотариусу и иметь юридическую силу, она может использоваться потом при внутренних расследованиях.

Если мы не хотим, чтобы нам потом было мучительно стыдно и больно, когда кто-нибудь на нервах психанёт и устроит нам разборки из нарезки наших же несдержанных, некомпетентных, откровенно глупых или хамских писем, то не отмораживайтесь в почте и следите за своим языком!

Правило 8. Никаких мессенджеров!

Только электронная почта!

Никаких Телеграмов, Вайберов, ссылок на Гугл Доки и так далее. Все эти мессенджеры - удел блогеров инстаграма, которые кидают сообщения типа "ой-ой! я завтра не смогу, давайте вы это успеете прочитать до сна" и пр.

Также никакого скайпа! Скайп для созвонов. Все рабочие вопросы, отчёты и документы - только по электронной почте!

vrn-buh.ru