Восстановление трудовой книжки: пошаговая инструкция. Как восстановить трудовую книжку самостоятельно


Как восстановить трудовую книжку при утере в 2018 году

Содержание страницы

Процедура восстановления трудовой книжки довольно длительная, а потому люди с небольшим количеством записей в трудовой обычно просто заводят новую. Но такой трюк не пройдет, если в документе много записей. При утрате трудовой книжки аннулируется и весь наработанный стаж, а потому гражданину выгоднее позаботится о восстановлении.

Потеря трудовой книжки сотрудником

Порядок действий при утрате документа сотрудником оговорен в Постановлении от 16 апреля 2003 года. Пункт 30 свидетельствует о том, что ответственность по восстановлению книжки лежит именно на работнике. В пункте 31 есть указание о необходимости немедленного оповещения работодателя об утрате документа. Для этого потребуется составить заявление в письменной форме. В течение 15 дней работодатель выдает дубликат книжки.

Порядок действий

Для восстановления ТК понадобятся следующие бумаги:

  • Пустая ТК и вкладыш к ней, если он необходим.
  • Трудовые договоры с предыдущих мест работы.
  • Приказы об увольнении, назначении сотрудника и прочее.
  • Справка из ПФР.

Хорошо, если у человека есть копия трудовой книжки. Требуется заверять ее в отделе кадров при каждой смене работы.

Первый шаг для восстановления документа – составление заявления работодателю. В законе нет четких указаний по составлению этого заявления. Оформляется оно в свободной форме. Направляется в отдел кадров последнего места работы. Новую трудовую книжку выдает именно работодателем на основании документов, предоставленных сотрудником. Подтвердить свою деятельность и стаж можно при помощи трудовых договоров, приказов о назначении. Получить документы можно по прежним местам работы. Для подтверждения своего стажа понадобится справка из Пенсионного фонда.

ВАЖНО! Для подтверждения своего стажа понадобятся подлинники документов.

ВНИМАНИЕ! Человек может позаботиться об упрощении восстановления наперед. Для этого потребуется копия трудовой книжки, заверенная по всем правилам. Если документ заверен, записи из копии просто переносятся в новую книжку. Сотруднику не придется бегать по бывшим местам работы. Это оптимальный вариант, так как, при большом стаже, не все записи удается восстановить. Некоторых мест работы может уже просто не существовать, так как компании имеют свойство закрываться.

Восстановление книжки через ПФР

Восстановление документа через ПФР – наиболее простой вариант. Это бесплатная и быстрая процедура. Рассмотрим шаги по восстановлению:

  1. Составление заявления о восстановлении ТК.
  2. Подача заявления лично или заказным письмом.
  3. Через 10 дней ПФР отправляет ответ, в котором указывается период работы сотрудника, его стаж и компании, в которых работал человек.

ВАЖНО! Восстановление через ПФР – метод, имеющий ограничения. Персональный учет в фонде начал вестись относительно недавно, а потому таким путем можно получить не все данные. В частности, в ПФР хранятся сведения только за последние пять лет.

Восстановление через государственный архив

Данный метод актуален при наличии следующих обстоятельств:

  1. Предыдущие места работы закрыты.
  2. В ПФР отсутствует требуемая информация.

Во всех остальных ситуациях имеет смысл воспользоваться другими методами, так как восстановление через архив – трудоемкая процедура. Для получения требуемой информации нужно отправить письменный запрос. Однако нужно быть готовыми к тому, что ответ придет нескоро.

ВАЖНО! Если сотрудник работал вахтовым методом, то нужно направлять запросы в региональные архивы.

Что делать, если последнее место работы было ликвидировано?

Для восстановления нужно идти к своему предыдущему работодателю. Если данная компания были ликвидирована, то идти в ПФР или архивы бессмысленно, так как сотрудник не может самостоятельно вносить записи о трудовом стаже. Единственный выход из положения – обращение в суд. Требуется составить иск. Обращением в архивы и ПФР будет заниматься именно суд. На основании полученной информации оформляется дубликат.

Потеря документа работодателем

Если трудовая книжка была утеряна работодателем, то именно на него возлагается ответственность по восстановлению. К примеру, если произошла массовая потеря книжек, работодатель собирает комиссию для установления стажа всех работников. В нее входят только незаинтересованные лица:

  • сотрудники других отделов;
  • участники профсоюза;
  • представители исполнительной власти.

Если точные сведения о месте работы сотрудника отсутствуют, информацию должны подтвердить два свидетеля. По итогам осуществленной работы составляется акт. Пункт 34 Постановления, упомянутого ранее, указывает на использование акта при восстановлении.

В законе не содержатся точные указания касательно действий при утере документа работодателем. При утрате большого количества книжек организация может быть оштрафована за ненадлежащее хранение по КоАП. Если компания потеряла документ, а потому не может выдать его при увольнении сотрудника, последний может запросить компенсацию.

ВНИМАНИЕ! Если утерян документ одного сотрудника, работодатель проводит стандартные действия: обращается в ПФР, государственный фонд.

Действия сотрудника

Если у работника есть подозрения, что работодатель потерял документ умышленно, он может обратиться в Трудовую инспекцию. В суд имеет смысл идти только в том случае, если сотрудник уверен, что организация умышленно потеряла документ. В судебный орган можно идти при следующих обстоятельствах:

  • Работодатель отказывается восстанавливать книжку без объяснения причин.
  • Работодатель отрицает факт трудоустройства гражданина.

Суд обязывает компанию позаботиться о выдаче дубликата.

ВНИМАНИЕ! Суд является крайней мерой, так как мера предполагает трату времени, составление иска. Платить пошлину не нужно, так как дела, связанные с Трудовым кодексом, сборами не облагаются.

Особенности заполнения дубликата ТК

В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.

На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об оформлении дубликата трудовой книжки при утере можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.

Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.

assistentus.ru

Как восстановить трудовую книжку при ее утере?

Как восстановить трудовую книжку,если она потерялась по вашей или чьей-то еще вине? К кому обратиться, и в какой срок? Как восстановить трудовую книжку при содействии государственных органов? На эти и многие другие вопросы вы найдете ответы в настоящей статье.

Утеряна трудовая книжка – как восстановить. Первые шаги

Как восстановить утерянную трудовую книжку. План действий

Если утеряна трудовая книжка, а работодатель ликвидирован, как восстановить книжку

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд России

Читайте нас в Яндекс.Дзен

Яндекс.Дзен

Восстановление трудовой книжки через государственный архив

Как восстановить трудовую книжку через суд 

Утеряна трудовая книжка – как восстановить? Первые шаги 

Прежде чем понять, как восстановить трудовую книжку при утере, нужно разрешить вопрос: по чьей вине трудовая книжка была утеряна. От этого зависит, на ком лежит прямая ответственность за восстановление трудового документа.

Вариантов здесь не может быть много, поскольку трудовая книжка находится либо у нанимателя (с момента официального устройства на работу), либо у трудящегося (который в настоящий момент нигде официально не трудоустроен). Соответственно, потеряться трудовая книжка может у нанимателя или работника.

В первом случае, когда виновен наниматель, восстановить трудовую книжку при утере должен именно он (наниматель). Трудовая книжка в данной ситуации может быть утеряна по беспечности самого нанимателя или его сотрудников. Напомним, что ответственность за хранение трудовых книжек полностью лежит на организации-работодателе (или индивидуальном предпринимателе) с момента трудоустройства сотрудника. Кроме того, наниматель может массово потерять трудовые книжки в случае, например, чрезвычайных ситуаций.

В случае же, когда в утере виновен сам трудящийся, то и восстанавливать трудовой документ он должен самостоятельно. А подробно, как восстановить трудовую книжку, мы рассмотрим далее.

Как восстановить утерянную трудовую книжку. План действий 

  1. Первым шагом, как уже указывалось выше, определяется виновный в утере.
  2. Далее пишем заявление  о восстановлении трудовой книжки (выдаче дубликата) последнему нанимателю  по причине ее потери. Последний наниматель в срок до  15 дней с момента предъявления такого  заявления должен выдать дубликат трудовой книжки. 

    Важно:  чтобы зафиксировать дату написания и предъявления  заявления нанимателю, подавать его нужно лично и под роспись о принятии, либо посредством заказной корреспонденции с уведомлением о вручении. 

    Если в утере трудовой книжки виновен сам сотрудник, то и восстанавливать недостающую информацию о трудовом стаже он будет сам. Однако работодатель может оказать содействие своему бывшему работнику. В случае вины в утере работодателя это содействие станет его обязанностью. 

    При массовой утере трудовых книжек информация о трудовом стаже работников восстанавливается специально созданной комиссией, которая созывается из числа работодателей, членов профсоюзных организаций, государственных органов и иных заинтересованных лиц. 

  3. Процедура восстановления книжки одинакова для всех организаций и происходит путем направления запросов предыдущим работодателям, которые в ответ на запрос представляют справку о периоде работы, должности, трудовом стаже заявителю. 

Если утеряна трудовая книжка, а работодатель ликвидирован, как восстановить книжку? 

Бывают ситуации, когда предыдущий работодатель ликвидирован, т. е. прекратил свое существование, и никаких органов, отвечающих в этой организации за трудовую деятельность сотрудников, уже нет. 

Безвыходная на первый взгляд ситуация решаема посредством нескольких вариантов:

  • обращение за восстановлением в Пенсионный фонд РФ;
  • обращение за восстановлением в Государственный архив;
  • обращение за восстановлением в суд. 

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд России 

Для восстановления своего трудового стажа трудящийся может обратиться в территориальное отделение Пенсионного фонда России. Запрос необходимо подать в письменном виде лично или отправить почтой, заказным письмом с уведомлением о вручении. 

В течение 10 дней с момента получения запроса органы ПФР выдают справку о трудовом стаже, периодах и местах работы заявителю. Услуга предоставляется бесплатно. 

Этот способ удобен, если необходимо восстановить данные за последние годы работы, поскольку персонифицированный учет введен недавно, и в органах ПФР могут содержаться неполные данные о работнике. 

Восстановление трудовой книжки через государственный архив 

Более надежный способ, но и более трудоемкий – это обращение в государственный архив по месту регистрации предыдущих работодателей. 

В государственном архиве на запрос (также письменный) выдадут справку с информацией – где, когда и сколько работал заявитель. 

Как восстановить трудовую книжку через суд 

Самый длительный, но и самый    верный вариант восстановления трудовой книжки – это обращение в суд для установления юридического факта, а именно трудовой деятельности. 

Суд в пределах своей компетентности сам направит предыдущим нанимателям запросы, ответы на которые, как показывает практика, приходят быстрее, чем при обращении организации или физического лица. 

Также для доказывания могут быть использованы свидетельские показания. 

Таким образом, предаваться панике в случае утери трудовой книжки не нужно. Данные из нее можно восстановить и получить дубликат, который будет полностью заменять основной документ.  

nsovetnik.ru

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?

Как восстановить трудовую книжку- если она утеряна? Вопрос, который волнует каждого, кто столкнулся с утратой этого документа на работе или по собственной невнимательности. Ниже мы расскажем, как можно восстановить трудовую книжку и к кому обратиться за информацией о стаже.

 

Потерял трудовую книжку — как восстановить самостоятельно?

Восстановление трудовой книжки при утере — обращаемся к работодателю

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд?

Итоги

 

Потерял трудовую книжку — как восстановить самостоятельно?

Трудовая книжка содержит данные о стаже работы человека у каждого работодателя, а также и нформацию о пройденных курсах повышения квалификации, профессиональной переподготовке, наградах и благодарностях. Трудовую книжку гражданин предъявляет каждый раз, как устраивается на новое место работы, являющееся для него основным. Работа по совместительству тоже может быть занесена в трудовую книжку по желанию работника.

Несмотря на то, что чиновники решили отменить в 2017 году трудовые книжки, на сегодняшний день это важный кадровый документ. Работник обязан восстановить трудовую книжку при утере.

Вопросы выдачи и заполнения трудовых книжек регламентирует постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225, согласно которому трудовую книжку нельзя выдавать дважды. При утере на восстановленном документе ставится запись «дубликат».

Для самостоятельного решения проблемы с утраченной книжкой вам нужно собрать документы, подтверждающие факт работы в организациях: трудовые договоры, справки об общем стаже, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы (п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.07. 2002 №555).

Важно! Ксерокопия трудовой книжки, даже заверенная работодателем, в список подтверждающих документов не входит.

Как быть, если предприятие, на котором вы работали, закрылось? Прежде всего, убедитесь, что компания именно ликвидировалась, а не прошла процедуру реорганизации. В случае реорганизации в архиве предприятия хранятся необходимые документы фирмы-предшественницы.

А вот при ликвидации компании бывшему работнику придется направиться в госархив— там выдадут справку о том, где, когда и сколько проработал гражданин.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Важно! При массовой утере трудовых книжек — например, если компанию ограбили или произошел пожар, — для восстановления трудового стажа каждого работника формируется комиссия из членов профсоюза, представителей госорганов и работодателя.

А что делать, если у вас нет никаких документов, фиксирующих факт трудовой деятельности в конкретной организации? Тогда нужно идти в суд — на основе свидетельств ваших бывших коллег судья вынесет решение об установлении трудового стажа. Также восстановить трудовую книжку можно через Пенсионный фонд и у последнего работодателя.

Восстановление трудовой книжки при утере — обращаемся к работодателю

Согласно п. 31 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 №225 при потере трудовой книжки гражданин должен сразу же обратиться к работодателю по последнему месту работу — именно он обязан оформить дубликат документа, независимо от того, работает ли сейчас у него человек или же давно уволился (давность срока увольнения при этом не имеет значения).

Внимание! При увольнении проверяйте оставленную запись в трудовой книжке и наличие всех необходимых реквизитов —в противном случае трудовой стаж не будет учитываться.

Подробнее о том, какие сведения фиксирует кадровая служба в трудовой книжке, расскажет публикация «Заполнение трудовой книжки при увольнении – образец-2015».

Работодатель восстанавливает трудовую книжку после получения заявления от гражданина. На процедуру восстановления компании дается 15 дней: гражданин предоставляет документы, подтверждающие трудовой стаж, а работодатель на их основе делает записи в дубликате трудовой книжки. Работодатель уполномочен попросить необходимые данные с предыдущих мест работы (абз. 7 п. 7.2 постановления Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 №69).

Однако работодатель не может внести в дубликат данные о стаже, не подтвержденные документально. В таком случае занести полностью сведения в документ поможет Пенсионный фонд.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд?

ПФР хранит данные о трудовом стаже граждан. До 2002 года такая информация собиралась фондом на основе записей в трудовых книжках — работодателям рассылались запросы с требованием заполнить сведения о трудовом стаже застрахованного по форме СЗВ-К. С 2002 года сведения индивидуального пенсионного учета фонд предоставляет по форме СЗИ-5.

Чтобы сформировать дубликат трудовой книжки с помощью ПФР, нужно написать заявление об утере трудовой книжки и предоставить его в отделение фонда по месту жительства. В течение 10 дней Пенсионный фонд предоставит дубликат на основании собственных данных (постановление Правления ПФР РФ от 31.07.2006 №192п).

Следует при этом учесть, что если вы работали на предприятии неофициально, то сведений о таком месте работы у Пенсионного фонда не будет. Помните об этом, когда соглашаетесь на неофициальное трудоустройство,— в стаж для расчета пенсии этот период времени не войдет.

Итоги

Теперь вы знаете ответ на вопрос, как восстановить трудовую книжку - если она утеряна. Рекомендуем вам бережно относиться к таким важным документам, обращать внимание на то, хранит ли работодатель трудовые книжки должным образом (в отдельном сейфе). А также советуем собирать и хранить в надежном месте трудовые договоры с каждой компанией, в которой вы трудились.

Советуем вам также ознакомиться со статьей «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

nalog-nalog.ru

Восстановление трудовой книжки: пошаговая инструкция :: BusinessMan.ru

Единственным документом, который может подтвердить где, когда и сколько времени работал человек, является трудовая книжка. В ней указываются совершенно все данные о работе за все время трудовой деятельности. Поэтому к ее заполнению и хранению следует относиться очень ответственно, так как восстановление трудовой книжки при утере очень долгая и трудная процедура.

Кто должен заниматься восстановлением документа?

Как правило, восстанавливается книжка на последнем месте работы. Но тут следует учитывать тот факт, что обязанность появится только после написания заявления о предоставлении дубликата.

Кого именно посчитать последним работодателем из всех, у кого вы ранее работали, зависит только от вашего выбора.

Как хитрят работники?

Бывали такие ситуации, когда человека увольняли не по самой приятной статье. Чтобы не получить плохую запись, некоторые ее якобы теряли и обращались за дубликатом не на последнее место работы, а на более раннее.

Кроме этого, о факте утери или порчи документа можно заявить и на новом месте работы, куда вы еще только пришли устраиваться. В таком случае осуществляется восстановление трудовой книжки работодателем.

Почему восстановление возлагается на последнего работодателя?

Несмотря на то что вы наверняка сами потеряли свою трудовую, потому что у работодателя она тщательно и бережно хранилась и он не отдавал ее вам на руки, восстанавливать придется все равно ему. Кроме этого, при нарушении порядка, касающегося сохранности трудовой книжки кадровый работник мог получить дисциплинарное взыскание, которое могло также перейти и в увольнение.

Объяснить такое положение вещей можно двумя основными моментами:

1. Ведение трудовой книжки, а также внесение в нее различных записей, могут делать только люди, обладающие специальными знаниями.

При неправильно внесенной записи могут возникнуть различные неприятные последствия, вплоть до того, что запись посчитают недействительной.

Хотя следует отметить, что и опытные кадровые работники допускают ошибки, которые можно исправить иногда только через суд.

2. Заполняется книжка работодателем лично, если это ИП, или работником кадровой службы, то есть лицом, которое отвечает за то, что пишет в документе. Точно также производится и восстановление записей в документе. На записи также ставится печать и подпись кадровика, что помогает защититься от появления произвольных записей.

Только представьте, какая бы была путаница, если бы работники могли самостоятельно писать что-то в трудовых книжках, как им захочется.

Заявление на восстановление трудовой книжки

Вообще никакой специальной формы для такого заявления не предусматривается, но от его правильности зависят и действия работодателя, то следует сказать о том, как оно составляется, вручается и какие имеет особенности.

Итак, согласно действующим правилам, восстановление трудовой книжки осуществляется на последнем месте работы, и дубликат представляется там же.

Первый абзац, то есть шапка заявления содержит в себе наименование последнего работодателя и от кого подается заявление.

Во втором абзаце указываются основания, на которых гражданин обращается именно в эту организацию – потеря, кража или приведение в негодность.

Нужно ли подтверждать утрату трудовой книжки?

При этом подтверждать потерю трудовой книжки ничем не требуется, да и это невозможно. Но вот при ее порче лучше всего приложить старую книжку к заявлению, отметив в самой форме, что она была передана работодателю.

Что касается кражи, то этот факт лучше всего подтвердить тем, что вы обращались с заявлением в полицию.

По той причине, что бывшему работодателю совсем не захочется заниматься вашими насущными проблемами, третий абзац сможет ему напомнить о том, что по правилам дубликат документа должен быть оформлен и предоставлен на руки работнику через пятнадцать дней со дня обращения.

Чтобы избежать возникновения споров по поводу даты обращения следует написать заявление в двух экземплярах.

Соответственно один передается секретарю или другому уполномоченному должностному лицу, а на второй экземпляр ставится отметка о вручении с обязательным проставлением даты, его нужно оставить себе.

Что делать в случае отказа от проставления отметки?

Если должностным лицом дается отказ на проставление отметки, то тогда заявление в единственном экземпляре отправляется почтой заказным письмом. Также обязательно следует попросить ответное уведомление о том, что письмо было получено адресатом, и опись вложенных документов.

В таком случае срок начнет идти с того момента, как придет на руки уведомление о получении.

Исключение составляет тот случай, когда дубликат делает нынешний работодатель, с которым еще не расторгнут трудовой договор.

В такой ситуации восстановление трудовой книжки может занимать не обязательно пятнадцать дней. Дубликат своего документа вы получите на руки только после увольнения.

По правилам ведения данных документов, в дубликатах записи могут совершаться только на основании правильно оформленных документов. К таковым относятся:

  • письменный трудовой договор;
  • справки от прошлых работодателей;
  • справки из архивов с подтверждением времени работы у предыдущих работодателей;
  • приказ о приеме или увольнении;
  • ведомости о получении заработной платы и так далее.

Под правильно оформленными документами подразумевается, что все они должны быть предоставлены в оригинальном виде или в копиях, которые заверяются надлежащим образом. То есть, независимо от того, оригинал или копия документа предоставляется, на нем обязательно должны быть реальные подписи и печати.

По этой причине следует отметить отличия между Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. №69.

Если первое предполагает, что записи могут вноситься на основании копий приказов о приеме на работу, то во втором случае это делается только с оригиналов, с которых работодателем снимаются копии и самостоятельно заверяются.

В данном отношении Постановление Минтруда является не очень обоснованным, так как в основном на руки работнику предоставляется даже не копия приказа, а только выписка, которую, честно говоря, отнести к оригиналу никак не получится.

Очень хорошо, что Постановление Правительства обладает более весомой юридической силой, за счет которой устраняются все противоречия в указанных актах.

Работодатель обязательно должен помогать в сборе необходимых документов, но сам он является ограниченным в собственных действиях, так как постоянно ему придется доказывать, что личные данные запрашиваются не по личной инициативе, а для помощи работнику.

Самим же гражданином, который является непосредственным участником в трудовых правоотношениях, могут быть собраны все документы за гораздо более короткий срок.

Какие именно записи должны присутствовать в дубликате трудовой книжки?

Вообще, общие правила по заполнению дубликата ничем не отличаются от первоначальной.

Но так как не всегда предоставляются все оригиналы документов, есть некоторые требования к минимальному набору записей в дубликате документа.

Таким образом, в дубликате обязательно должна быть указана информация о непрерывном стаже работы гражданина до поступления на службу к нынешнему работодателю, а также сведения о работе и награждениях, внесенных в трудовую книжку на последнем месте работы.

Стаж работы указывается общей суммой, то есть сколько лет, месяцев или дней без уточнения работодателя, в течение какого времени и кем работал ранее владелец трудовой книжки. Итак, теперь стало немного понятно, какие записи указываются, как именно предполагается внесение записей, когда производится восстановление трудовой книжки.

Образец записи можно найти на любом ресурсе в интернете, мы же поговорим о том, как именно должна выглядеть правильная запись. После этого общий или непрерывный стаж, который подтвержден соответствующими документами, записывается отдельными периодами работы в хронологическом порядке:

  1. Во второй графе указывается время приема на работу.
  2. В третью графу записывается название организации, где работал гражданин, а также должность и разряд.
  3. При возможности документального подтверждения перевода на другую должность на том же месте работы обязательно делается отметка.
  4. Затем в графу 2 также заносится дата увольнения, а в графу 3 его причина, если работник может представить документ с такими данными.
  5. В случае если в документах не содержится полной указанной выше информации о прошлых местах работы, то тогда в трудовую записываются только сведения из документов.
  6. В графу 4 заносятся данные о документе, на основании которого была сделана запись.

Особенностью внесения записей в книжку также является то, что если в первоначальном документе основанием для записи был именно приказ, то в дубликате может быть указан другой документ, в котором содержится только ссылка на приказ или трудовой договор.

Таким образом, дубликат содержит сведения именно такого документа, даже если в нем имеется ссылка на приказ о приеме на работу.

Как происходит восстановление трудовой книжки, если работодатель утерял их массово?

Действующим законодательством предусматривается ситуация, когда при чрезвычайном бедствии происходит массовая утрата книжек работников. Понятно, что тогда требуется их массовое восстановление.

Здесь есть несколько нюансов, которые отличают массовое восстановление записей в трудовой книжке от обычного.

Так, над восстановлением книжек уже работает не один работник кадров, а целая комиссия, которой устанавливается стаж.

Причем такую комиссию создают органы исполнительной власти субъектов РФ, а не только пострадавшая организация.

В составе такой комиссии включены представители работодателей, профсоюзов или другие уполномоченные лица.

Если работник может подтвердить документально свой трудовой стаж, то тогда при массовой утрате трудовых книжек при отсутствии документов, стаж может быть установлен на основании свидетельских показаний, которые знают работника лично и работали с ним вместе у одного работодателя.

Предусматривается также, что восстановление трудовой книжки и внесение записей осуществляется на основании акта комиссии, где указываются все периоды работы, профессии и продолжительность стажа работника.

Обязательно ли восстанавливать трудовую книжку?

Согласно действующим правилам, в обязанности работника входит подача заявления на восстановление документа при его утрате или порче.

Кроме того, трудовая книжка выступает одним из обязательных документов, которые необходимо предъявлять при устройстве на работу. Исключением являются случаи, когда договор заключается первый раз. В противном случае работодатель понесет наказание, если не будет вести трудовую книжку.

Образец восстановления трудовой книжки также можно поискать на различных ресурсах интернета, но вот нужно ли вам это, так как самостоятельно такую процедуру вы провести все равно не сможете.

При этом к работнику не применяется никаких штрафных санкций за то, что он не подал заявление на восстановление книжки. Более того, в трудовом кодексе оговаривается, что при отсутствии у гражданина трудовой книжки при поступлении на работу по причине ее утери, повреждения или по какой-либо другой причине, работодатель обязан на основании письменного заявления завести новую. И данная трудовая книжка не будет считаться дубликатом.

Так, говорить об обязательности восстановления данного документа не приходится, в особенности если учесть, что если раньше трудовой книжкой подтверждался трудовой стаж при назначении пенсии, то с 1997 года Пенсионный фонд сохраняет все сведения о трудовом стаже каждого гражданина. Потому при назначении пенсии трудовые книжки в бумажном варианте в принципе уже утратили свою роль. Таким образом, можно сказать, что не обязательной процедурой является восстановление трудовой книжки. Пенсионный фонд может рассчитать пенсию и без нее, основываясь на различных поступлениях от работодателей.

businessman.ru

Как правильно восстановить утерянную трудовую книжку: порядок действий

Утеря трудовой книжки ведет за собой ряд проблем, связанных с будущим трудоустройством, карьерным ростом и начислением пенсии. Особенно это тяжело для тех лиц, которые дорожат своей квалификацией и стажем работы. Кроме того, в некоторых случаях ее утеря может повлиять на получение визы, кредита, субсидии и прочего. Существует законный порядок действий, как восстановить утерянную трудовую книжку, вернее, это уже будет ее заверенный дубликат.

Процедура эта займет много времени, особенно, если человек имеет большой стаж и сменил не одно место работы. Осложнения могут быть вызваны тем, что некоторые компании и фирмы могут быть уже ликвидированы, и у работника не будет возможности связаться с ними.

Восстановление трудовой книжки является делом индивидуальным. Если документ совсем свежий и имеет всего одну или две записи, в этом случае можно не заниматься этим вопросом. Другое дело, когда в книжке хранится вся история трудовой деятельности человека за многие годы – тогда необходимо как можно раньше заняться оформлением ее дубликата.

Порядок действий

Для оформления дубликата трудовой книжки вам понадобится:

  • Бланк новой трудовой книжки. Если книжку продолжал вкладыш, то купите и такой бланк.
  • Если есть в наличии – копия трудовой с максимально актуальными сведениями.
  • Придется поднять трудовые договоры со всех предыдущих мест работы.
  • Приказы об увольнениях, назначениях, переводах и прочее.
  • Справка из Пенсионного фонда о трудовом стаже.

Процедуру восстановления этого важного документа значительно облегчит наличие копий трудовой книжки. Делать ее желательно каждый раз при смене места работы или деятельности и обязательно заверить ее при этом в отделе кадров или соответствующей инстанции. Кроме того, немаловажное значение имеет то, каким образом произошла утеря трудовой книжки. В том случае, если она была просто повреждена, при создании ее дубликата восстанавливаются внятно читаемые записи, остальные вносятся на основании подтверждающих документов, предоставленных работником с предыдущих мест работы. При выдаче новой трудовой книжки в ней ставится отметка о том, что она является дубликатом, а также подобный штамп ставится в личной карточке работника.

Заявление работодателю

Если потерял трудовую книжку, как ее восстановить и что необходимо сделать в первую очередь? Сначала необходимо написать заявление об утере документа. Подавать его надо в кадровую службу того предприятия, о котором сделана последняя запись в трудовую книжку.

В том случае, если уже заключен трудовой договор на новом месте работы, то обращаться придется туда. Кадровики обязаны будут подать запросы в соответствующие инстанции для подтверждения трудовой деятельности работника и внести их в дубликат. Работодатель будет обязан согласно законодательству, в частности, постановлению «О трудовых книжках», выдать на руки заверенный дубликат документа со всеми соответствующими записями в течение 15 календарных дней.

Кроме того, работник может самостоятельно заняться ее восстановлением. При наличии у него заверенной копии утерянной трудовой книжки все записи просто переносятся в новый документ без подтверждения. Если таковой не имеется, придется потратить свое время и заняться сбором необходимых документов и справок. К ним относятся трудовые договоры, различные приказы о назначениях и переводах, а также повышениях, все они должны быть оригиналами. Кроме того, придется отправиться в Пенсионный фонд за справкой о стаже. В некоторых ситуациях, вероятно, будут необходимы другие подтверждающие документы.

В том случае, если предприятие уже не существует, за сведениями следует обращаться в архивную службу города. При наличии в ней необходимого запаса сведений выдается справка в соответствии с запросом. Не вносятся лишь те записи, которые сочтены недействительными. Если же предприятие, на котором трудился работник, просто преобразовано, то обращаться нужно в отдел кадров существующего правопреемника. При обращении в кадровый отдел там будут обязаны ознакомить работника с порядком действий и объяснить, как восстановить потерянную трудовую книжку.

В случае вины работодателя

Если трудовая книжка утеряна из-за вины работодателя вследствие халатного отношения или непредвиденных различных ситуаций, тогда должна создаваться специальная комиссия с привлечением незаинтересованных лиц. Ими могут являться работники других отделов, представители профсоюза или лица исполнительной власти. Согласно законодательству, если нет достоверных сведений для внесения в трудовую книжку, они должны быть подтверждены двумя свидетелями. Кроме того, трудовой стаж вписывается в дубликат без разбивки его на периоды и занимаемые должности, то есть суммарно.

В том случае, если работодатель не в силах разъяснить причины утери документа, или доказано, что он сделал это умышленно, следует обратиться в Трудовую инспекцию или судебную инстанцию. Возможно, при намеке о соответствующих действиях трудовая книжка работника неожиданным образом найдется, что будет свидетельствовать о том, что она не была выдана намеренно.

Работодатель обязан будет выплачивать средний заработок за каждый просроченный день задержки выдачи на руки сотруднику его книжки, согласно законодательству о труде. Также в этом случае он может понести наказание в соответствии с кодексом РФ об административных нарушениях.

Правила заполнения дубликата трудовой книжки

В третью графу «Сведений о работе» вносятся данные об общем трудовом стаже суммарно, то есть единое количество лет, месяцев или дней, кроме записи с последнего места работы. При этом не вписываются занимаемые ранее должности, периоды и не указываются предприятия, на которых трудился работник. Подобное оформление дубликата допускается в том случае, если нет подтверждающих документов о трудовом стаже и занятости на других предприятиях.

Наличие таких документов дает основание к более внимательному и полному рассмотрению этого вопроса. Во вторую графу должна вноситься дата трудоустройства, так же, как и дата увольнения. В третью – наименование предприятия и должность работника. Кроме того, делается соответствующая запись о переводе его на разные должности в случае повышения или прочего. В этой же графе пишется причина увольнения или основания для этого. В четвертую графу вносится название документа, его номер и дата оформления. Именно эта запись является основанием для того, чтобы в дубликат трудовой книжки были внесены новые записи.

Существует раздел «Награждения», куда, соответственно, вносятся сведения о поощрениях и наградах, полученных на месте прохождения трудовой деятельности. Штамп о том, что эта трудовая книжка является дубликатом, ставится на титульном листе в правом его углу, там же заполняются поля, куда вносятся личные данные работника.

Ни один человек не застрахован как от несчастных случаев, так и от потери необходимых документов, в частности трудовой книжки. Это очень неприятно и, естественно, влечет за собой ряд проблем. Поэтому, задаваясь вопросом, как восстановить трудовую книжку при утере, стоит помнить, что восстановление как таковое невозможно – выдается на законных основаниях лишь заверенный дубликат. Кроме того, не следует ни в коем случае пользоваться услугами разных мошенников и фирм с сомнительной репутацией, которые будут уверять в изготовлении копии утерянного документа быстро и без проблем. Такой документ будет считаться незаконным, и его использование может повлечь за собой уголовную или административную ответственность.

hr-portal.ru

Как восстановить трудовую книжку если она утеряна

В статье 65 Трудового кодекса указано, при трудоустройстве соискатель обязан предъявить трудовую книжку. В ней указываются сведения о физическом лице, как о работнике: место работы, срок, причина увольнения.

Но на практике часто соискатели не могут предоставить трудовую книжку, поскольку она была утеряна.

Что делать в данном случае, как восстановить записи и нужно ли делать это?

Возможные причины утери

Несмотря на существующие слухи о том, что в ближайшее время будут отменены трудовые книжки, они по сей день имеют юридическую силу и являются полноценным документом.

Его утрата возможна по нескольким причинам:

  • утеря работником;
  • утрата работодателем;
  • кража (за украденные трудовые книжки несет ответственность лицо, у которого находился документ на момент совершения преступления) ;
  • потеря в результате стихийных бедствий и других непредвиденных обстоятельств (пожар, неправомерные действия третьих лиц).

Вина работника

Если на момент утери трудовая книжка находилась на руках у работника, то ответственность полностью ложится на его плечи.

Потерять документ можно по многим причинам, как случайно, так и намеренно — например, если с прошлого места службы был уволен по статье.

Утерянную трудовую книжку работнику придется восстанавливать самостоятельно, либо при трудоустройстве нужно будет заводить новый документ.

Многие полагают, что потеряв трудовую книжку, достаточно купить новый бланк и оформить у работодателя.

На самом деле, это потеря не только документа, но и стажа, который может повлиять на решение при поиске работы.

Поэтому вопрос о том, нужно ли восстанавливать трудовую книжку, актуален для работников, имеющих даже минимальный стаж.

Вина работодателя

Утеря трудовой книжки может произойти по вине работодателя.

Ответственность возникает в том случае, если работник на момент пропажи документа был трудоустроен. Книжки должны храниться у работодателя с момента оформления на службу и до увольнения.

По необходимости, работнику выдается копия документа или оригинал под роспись.

Иные причины

Утрата трудовой книжки возможна по иным причинам  — кража, воздействие посторонних факторов, независящих от работодателя и работника (к ним относятся стихийные бедствия, пожар, противоправные действия третьих лиц и т.д.)

В этом случае ответственность за восстановление ложится на сторону, у кого находился документ.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником?

При утере трудовой книжки определяется виновник, в первую очередь.

И если им оказывается работник, то ответственность за восстановление документа несет он лично.

Чтобы вернуть утраченные данные, потребуется выполнить несколько действий.

Что делать? План действий

Работнику для восстановления трудовой книжки нужно сделать следующее:

  • Обратиться к последнему работодателю и написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
  • На рассмотрение заявления и выдачу дубликата работодателю выделяется 15 дней. В течение этого срока наниматель обязан удовлетворить запрос бывшего сотрудника.
  • В трудовую книжку бывший работодатель не должен вносить все сведения об организациях, где ранее был трудоустроен работник. На основании предоставленных трудовых договоров, приказов и других документов, подтверждающих трудоустройство в других компаниях, указывается общий стаж без указания конкретных фирм.

Обратите внимание, что работник не имеет права самостоятельно вносить сведения в трудовую книжку.

Записи делаются только в отделе кадров на основании предоставленных документов.

Многих интересует, можно ли восстановить сведения не только о трудоустройстве, но и выданных наградах?

Работнику следует знать: работодатель обязан внести в дубликат трудовой книжки записи о поощрениях и наградах работника.

Документы

Помимо заявления, работнику потребуется предоставить ряд документов, подтверждающих трудовой стаж:

Заявление

Для получения дубликата работник должен написать заявление на имя руководителя отдела кадров бывшего нанимателя.

В документе указывается просьба о восстановлении трудовой книжки с указанием причины.

Например: «Сообщаю, что моя трудовая книжка была утеряна по независящим от меня обстоятельствам в период после увольнения и до трудоустройства. Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки».

Пример документа:

Заявление на выдачу дубликата утраченной трудовой книжки

Если работодатель ликвидирован

Если бывший наниматель не может восстановить трудовую книжку по причине ликвидации организации, то работнику следует обратиться в одну из организаций:

Сложнее восстановить сведения о стаже в ликвидированной организации.

Чтобы получить справку об отработанных годах, следует направить письменное заявление или обратиться лично в архив, где хранятся документы организации.

Если работнику отказывают в предоставлении сведений, восстановить сведения о стаже можно через суд.

Если на руках есть копия

Законно восстановить трудовую книжку можно при наличии заверенной копии.

Если работник до потери сделал ксерокопию документа и заверил ее у работодателя, но сделать дубликат не составит труда. Для этого требуется написать заявление с просьбой предоставить дубликат и предоставить копию книжки.

Если у работодателя возникают сомнения в подлинности документа, то он вправе потребовать дополнительные сведения от бывших работодателей.

Куда обращаться?

Когда восстановить трудовую через бывшего нанимателя нет возможности, работнику можно обратиться в госорганы:

  • Пенсионный фонд. Обратиться в территориальное отделение можно лично, написав заявление или направив заказное письмо с уведомлением. На рассмотрение и выдачу справки уходит около 10 дней.
  • Госархив. На рассмотрение заявления уходит больше времени, но выдается справка с указанием точных сведений. Как восстановить стаж данным способом – это направить письменное заявление в территориальный отдел государственного архива.
  • Суд. Это длительный, но самый верный способ восстановить утерянные сведения – это обратиться в суд. Госорганами направляются запросы бывшим нанимателям. Если организация ликвидирована или восстановить сведения не удается, то используются свидетельские показания.

Если книжку потерял работодатель

Утеря работодателем трудовой книжки своего сотрудника возлагает на нанимателя полную ответственность за восстановление сведений. Процедура зависит от фактора, ставшего причиной потери документа.

Что делать работнику?

Если в отделе кадров по месту трудоустройства отсутствует трудовая книжка, то от работника потребуется написать заявление на кадровика с указанием причины утери.

Отказ от выполнения просьбы влечет за собой ответственность перед законом, поэтому в случае неудовлетворения запроса работник должен обратиться в суд.

Кто должен восстанавливать?

Восстанавливать трудовую книжку должен работодатель. Он выполняет все действия, что и при утере книжки работником, только самостоятельно.

Ответственность работодателя

В РФ предусмотрено два вида ответственности работодателя за утерю трудовой книжки:

  • обязательство по восстановлению данных о трудовом стаже работника;
  • материальная ответственность.

Материальная ответственность возлагается на работодателя в том случае, если документ был утерян намеренно.

Обратившись в суд, работник может добиться не только восстановления трудовой книжки, но и выплаты материального ущерба в размере среднедневного заработка за каждый день задержки.

В том, что делать, если потерял трудовую книжку, есть множество нюансов, возникающих в процессе восстановления документа.

И если процесс кажется вам слишком трудоемким, лучше завести новую книжку, особенно при отсутствии длительного стажа и важных награждений.

kadriruem.ru

Как восстановить трудовую книжку если она утеряна

Трудовая книжка – это основной документ, где содержится информация о трудовом стаже работника. Ее утеря может иметь серьезные последствия для человека, особенно для того, кто начал свою трудовую деятельность до 1997 года, то есть до того момента, когда работодателям было вменено в обязанность предоставлять сведения о стаже работников в Пенсионный фонд, а в некоторых субъектах этот срок растянулся до 2002 года.

В любом случае, если документ утерян, то его стоит обязательно заменить. Чтобы ответить на вопрос как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, следует учесть несколько моментов.

Что такое восстановление трудовой книжки

Прежде чем заниматься решением вопроса, как восстановить потерянную трудовую книжку нужно понять, что понимается под этим термином.

Утраченная трудовая книжка работника уже не будет оригиналом, поскольку законодательство четко указывает на то, что в случае утраты этого документа выдается его дубликат. Но он будет иметь все юридически права оригинала. Это значит, что работник, у которого пропал этот документ, но он смог найти доказательства своего стажа, может не беспокоиться о том, что восстановленный дубликат откажутся принять в какой – либо организации, например в Пенсионном фонде или соцзащите.

Кто должен заниматься восстановлением

Восстановлением трудовой книжки при ее утере, занимается тот, кто ответственен за произошедшее. Если работник потерял документ сам, то и заниматься поиском справок и выписок с предыдущих мест работы он будет самостоятельно.

Если утрата случилась по вине работодателя, то и восстанавливать ее будет он, точнее отдел кадров или сотрудник на которого возложена ответственность за хранение и оформление трудовых книжек.

Спорным вопросом может являться момент, когда сотруднику выдали на руки трудовую книжку, а он ее потерял в это время. Раньше законодательство вообще не предусматривало случаи, когда работник мог получить трудовую книжку на руки, кроме как в случае увольнения, но в 2015 году, появились новые дополнения, в которых, прямо указано, что работодатель обязан предоставить книжку по заявлению работника для предоставления ее в государственные органы. Если это действие оформлено правильно, то есть у кадровика на руках есть заявление с просьбой выдать трудовую книжку, а еще лучше расписка о ее получении, то вопрос как восстановить записи в трудовой книжке будет стоять перед работником, потерявшим ее. В противном случае озадачиться этим вопросом придется работодателю.

Кто будет выписывать дубликат

Человек, который потерял трудовую книжку, не может восстановить ее самостоятельно, даже если в настоящий момент он не состоит в трудовых отношениях. В этом случает выписка дубликата является обязанностью его последнего работодателя, независимо от того как давно был расторгнут трудовой договор. Если же гражданин является сотрудником какой – либо организации, то выписывать дубликат будет отдел кадров этой организации, не зависит от того по чьей вине произошла потеря.

Для того, чтобы получить дубликат трудовой книжки, человеку нужно написать заявление об этом, и на его основании выписывается новый документ. Законодательство дает на это 15 дней, но на практике это может оказаться невозможным поскольку, чтобы восстановить все сведения времени может понадобиться намного больше.

Варианты записей в дубликате

Лицевую сторону дубликата заполняют аналогично оригиналу, с небольшими отличиями:

  • в самом верху ставят слово «дубликат», надпись должна быть разборчивой;
  • дата заполнения указывается фактическая, то есть дата выдачи дубликата;
  • печать и подпись ответственного сотрудника ставится организацией, выдающей дубликат.

Вид записей о работе в дубликате зависит от того, какие подтверждающие документы собраны,  их полнота.

Если есть подтверждающие документы со всех предыдущих мест, то записи о работе выглядят следующим образом:

  • делается запись об общем стаже, количество лет, месяцев и дней, без порядкового номера и дат;
  • далее по порядку вносятся все места работы, в том виде, в каком они были в предыдущей книжке, за исключением печатей и подписей ответственных лиц.

Если же у работника есть только свидетельские показания о стаже, то он вносится одной строкой и только сведения о количестве стажа, не отражающие должности и наименования работодателей.

Если случится так, что утерянный документ найдется, то на нем нужно будет сделать пометку, содержащую следующие сведения:

  • факт выдачи дубликата;
  • дата выдачи;
  • номер бланка новой трудовой книжки.

Куда обратиться, чтобы восстановить трудовую книжку. Какие документы подтверждают рабочий стаж

При восстановлении данных о работе и трудовом стаже в первую очередь необходимо обращаться ко всем бывшим работодателям, с просьбой представить справку о работе, выписки из приказов и личных карточек. Посылать запрос может как сам работник, так и представитель организации, где он в настоящий момент трудится.

Если организация ликвидирована, то необходимо обратиться в архив, по месту нахождения бывшего работодателя, куда все организации проходящие процедуру ликвидации обязаны сдавать документы по личному составу (см. Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения).

Архив выдает справку, в которой содержатся сведения о трудовом стаже гражданина в данной организации.

Если эти два варианта не подходят, то работнику не остается ничего иного как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд или суд.

Пенсионный фонд по запросу выдает все сведения, поданные бывшими работодателями, о стаже работника. Выписки из персонифицированного учета служат основанием для внесения записей в дубликат.

Если работник начал свою трудовую деятельность после 1997-2002 года, то можно подать запрос сразу в Пенсионный фонд и получить сведения о стаже у всех работодателей в одном месте.

Еще один способ это обращение в суд, к нему прибегают, когда другие способы не принесли желаемого результата, а получить новую трудовую книжку необходимо.

Суд может помочь восстановить стаж при наличии следующих оснований:

  • трудовые договора;
  • выписки их приказов, личных дел и зарплатных книг;
  • свидетельских показаний двух и более человек;
  • ксерокопии всей трудовой книжки или ее части.

Отдельный вопрос, как восстановить трудовую книжку, если есть ксерокопия, заверенная по всем правилам текущим или предыдущим нанимателем. В этом случае утраченный документ можно будет восстановить за минимально короткое время, просто оформив дубликат. Но ксерокопия должна быть четкой, и все записи должны быть читаемы.

Как подстраховаться от утери данных, внесенных в трудовую книжку

Поскольку потерять трудовую книжку может любой работник, то можно заранее подстраховаться и облегчить задачу по восстановлению данных. Сделать это можно следующим способом:

  • сохранять все справки и копии приказов о работе, выданные работодателем;
  • при увольнении попросить справку о работе, заверенную печатью организации;
  • сделать несколько копий трудовой книжки в разное время трудовой деятельности и заверить ее в отделе кадров у работодателя.

Эти документы не имеют срока давности при восстановлении стажа работы и ускорят процесс выдачи дубликата.

promdevelop.ru